L'obbligo dei corrispettivi telematici: chi lo ha, con quali strumenti, entro quando

Sara apre una piccola gelateria a Lecce: incassi quotidiani tra 300 € e 900 €, quasi mai una fattura. Il fornitore del registratore le propone un modello da scaffale, il cognato idraulico le dice che lui usa soltanto il telefono. Hanno ragione tutti e due, ma per attività diverse: il primo passo è capire quale strumento regge il ritmo di cassa di una gelateria.

Dallo scontrino al documento commerciale

Per decenni il negoziante ha certificato gli incassi con lo scontrino fiscale o con la ricevuta fiscale. La guida dell'Agenzia delle Entrate ricorda che dal 1° luglio 2019 questi documenti sono stati sostituiti gradualmente dai corrispettivi elettronici, e che dal 1° gennaio 2021 la sostituzione è definitiva per tutti.

Al loro posto c'è il documento commerciale. Si emette in due soli modi: con un registratore telematico, abbreviato RT, oppure con una procedura web che l'Agenzia mette a disposizione gratis. Chi ancora conserva un vecchio misuratore fiscale non può più usarlo per certificare le vendite.

Per il cliente cambia poco. Riceve un documento commerciale che non ha valore fiscale, ma che può tenere come garanzia del bene o del servizio, per un cambio merce o come prova d'acquisto. Il valore fiscale si è spostato altrove: nei dati che il registratore invia all'Agenzia alla fine della giornata.

Chi deve memorizzare e trasmettere

L'obbligo riguarda chi svolge operazioni di commercio al minuto e attività assimilate, cioè vendite e prestazioni per le quali la fattura non è obbligatoria, salvo che la chieda il cliente. Il criterio non è il settore ma il tipo di operazione: conta che il cliente sia, di norma, un consumatore finale.

Oltre ai commercianti, la guida include chi un tempo rilasciava ricevute fiscali: artigiani, alberghi, ristoranti. Un parrucchiere, un bar, una ferramenta, un idraulico che lavora per privati rientrano tutti nel perimetro. Chi fattura sempre, perché lavora solo con imprese, resta invece nel mondo della fattura elettronica.

• negozi al dettaglio di ogni merceologia, dalla drogheria all'abbigliamento
• bar, ristoranti, pizzerie, gelaterie e altri pubblici esercizi
• alberghi e strutture ricettive che rilasciavano ricevute fiscali
• artigiani che lavorano per privati, come idraulici, elettricisti, falegnami
• servizi alla persona, come parrucchieri ed estetisti

L'avvio è stato scaglionato. Dal 1° luglio 2019 l'obbligo è scattato per chi nel 2018 aveva un volume d'affari superiore alla soglia indicata qui sotto; dal 1° gennaio 2020 per tutti gli altri. Per i più piccoli la moratoria è stata poi prorogata dal decreto Rilancio fino al 1° gennaio 2021.

Le operazioni esonerate

Non tutto ciò che si incassa va memorizzato. Il decreto ministeriale del 10 maggio 2019 elenca le operazioni esonerate. Vi rientrano anzitutto quelle per cui già in passato non si doveva emettere né scontrino né ricevuta: la guida cita le corse dei taxi e la vendita di giornali.

Sono esonerati anche il trasporto pubblico collettivo di persone, con i veicoli e i bagagli al seguito, e le operazioni effettuate a bordo di navi, aerei o treni durante un trasporto internazionale. Un'edicola che vende anche giocattoli e souvenir deve però distinguere: l'esonero copre i giornali, non il resto dello scaffale.

Due strumenti: il registratore telematico e la procedura web

Memorizzazione e trasmissione devono passare da strumenti che garantiscono l'inalterabilità e la sicurezza dei dati. Sono due. Il primo è il registratore telematico: in sostanza un registratore di cassa capace di collegarsi a internet, venduto in più modelli, fissi o portatili, secondo le esigenze dell'esercente.

Le caratteristiche tecniche dell'RT sono fissate da un provvedimento dell'Agenzia del 28 ottobre 2016. Conviene acquistarlo presso un rivenditore autorizzato e scegliere il modello adatto: un ambulante ha bisogno di un apparecchio portatile, un supermercato di più casse collegate. L'Agenzia pubblica l'elenco dei produttori con modelli approvati.

L'RT memorizza ogni operazione ed emette il documento commerciale di vendita, di reso o di annullo. Alla chiusura di cassa, senza alcun intervento dell'esercente, prepara il file con i dati complessivi della giornata, lo sigilla elettronicamente e lo trasmette in modo sicuro al sistema dell'Agenzia delle Entrate.

Le tre parole contano. Il documento di vendita accompagna l'incasso; quello di reso registra la merce restituita e il denaro ridato al cliente; quello di annullo cancella un'operazione battuta per errore. Usarli al posto di correzioni a mano sul totale è ciò che mantiene coerenti i dati trasmessi con la cassa reale.

Il secondo strumento è la procedura web chiamata documento commerciale online. Si trova nel portale Fatture e Corrispettivi del sito dell'Agenzia, funziona anche su smartphone e tablet ed è gratuita. Non serve comprare nulla: bastano le credenziali per entrare nell'area riservata e una connessione disponibile.

Un dettaglio pratico distingue i due strumenti. L'RT può memorizzare ed emettere documenti anche senza rete, e trasmettere solo alla chiusura, finché l'invio non è completato. È ciò che lo rende adatto a locali con una connessione instabile, come un chiosco sulla spiaggia o una bottega in un centro storico dalle mura spesse.

Quale strumento scegliere

La guida propone un criterio semplice: la frequenza delle operazioni. Chi batteva molti scontrini al giorno, come un bar, o compilava ricevute in serie con un gestionale, trova nel registratore telematico lo strumento naturale. Emette il documento in un secondo e lavora anche con la rete assente fino alla chiusura.

Chi invece usava il bollettario a madre e figlia compilato a mano, come l'idraulico o il falegname, può valutare la procedura web. Ha tempo di compilare il documento sul telefono davanti al cliente. Deve però contare su una connessione attiva proprio in quel momento, perché senza rete la procedura non memorizza.

Le due soluzioni si possono combinare. Un negozio con l'RT al banco e un addetto che fa consegne o manutenzioni a domicilio memorizza queste ultime con la procedura web. È poi il sistema dell'Agenzia a sommare i dati arrivati dai due canali e a mostrarne il totale nel portale Fatture e Corrispettivi.

Quando memorizzare e quando trasmettere

Ogni operazione va memorizzata al momento in cui si ultima o si effettua, che coincide con il pagamento o con la consegna del bene. Entro lo stesso momento il documento che attesta l'operazione va consegnato al cliente, salvo che questi ne abbia chiesto una copia digitale. Non si memorizza a fine giornata sommando a memoria.

La trasmissione segue un'altra logica. Con l'RT l'esercente deve solo assicurare una connessione attiva almeno alla chiusura di cassa. Dopo la chiusura l'apparecchio cerca il collegamento con i server dell'Agenzia e, appena il canale è attivo, invia il file sigillato della giornata.

Se alla chiusura la linea non funziona, ci sono dodici giorni per rimediare. Si può ricollegare l'RT alla rete, oppure copiare il file sigillato su una memoria esterna, come una chiavetta USB, e caricarlo con l'apposita funzione di upload del portale Fatture e Corrispettivi. La guida la chiama procedura di emergenza.

Chiusure, ferie e periodi di inattività

Nei giorni di chiusura del negozio non si registra nulla sul registratore. È l'RT stesso, alla prima trasmissione dopo la riapertura, a comunicare all'Agenzia le giornate in cui l'esercizio è rimasto chiuso. Il riposo settimanale o un ponte festivo non richiedono quindi alcun adempimento.

Diverso è il caso di un'interruzione più lunga di dodici giorni, come ferie estese, chiusura stagionale o inutilizzo temporaneo, oppure di una pausa di cui non si conosce la durata. Qui conviene informare prima l'Agenzia, impostando l'RT fuori servizio con il codice 608, che indica magazzino o periodo di inattività.

L'apparecchio torna in servizio da solo alla prima trasmissione utile. Una gelateria stagionale che chiude da ottobre a marzo imposta il codice 608 l'ultimo giorno di apertura e non deve fare altro: alla riapertura primaverile il primo invio riattiva il registratore senza pratiche aggiuntive.

Che cosa si risparmia

L'obbligo porta con sé alcune semplificazioni. Non va più tenuto il registro dei corrispettivi, perché memorizzazione e trasmissione sostituiscono la registrazione giornaliera delle operazioni. Non vanno più conservate le copie dei documenti commerciali consegnati ai clienti, come si faceva con le matrici delle ricevute.

L'Agenzia riceve i dati in tempo reale e li rimette a disposizione dell'esercente o del suo intermediario con servizi gratuiti, utili per la liquidazione dell'IVA e per la dichiarazione annuale. Chi ha l'RT non conserva più il libretto di servizio: gli interventi di verificazione sono trasmessi dall'apparecchio e consultabili nel portale.

Anche i costi di manutenzione scendono. La verificazione periodica, annuale per i vecchi registratori di cassa, diventa biennale. E chi usa la procedura web non compra più i bollettari. Sono risparmi modesti per una singola bottega, ma si ripetono ogni anno e compensano in parte il prezzo del registratore.

Resta un dovere che nessuno strumento assolve da solo: controllare. Almeno una volta al mese conviene aprire il portale Fatture e Corrispettivi e confrontare i totali trasmessi con l'incasso reale della cassa e del conto. Una giornata mancante si scopre così entro i dodici giorni, quando è ancora rimediabile senza conseguenze.